Reuniones: la reunión como diseño

Las reuniones son un recurso frecuente, y muy necesario, para muchas organizaciones.

No obstante, es frecuente constatar que muchas personas las viven con insatisfacción; hablan de sesiones largas y tediosas, que siempre empiezan tarde y/o se van “por las ramas”, en las que solo hablan las mismas personas, etc.

De aquí que tenga interés reflexionar sobre herramientas que pueden ayudar a superar estas situaciones.

Hoy queremos contribuir recordando que el éxito de cualquier reunión se juega, en gran parte, en su “diseño" metodológico.

La reunión, cualquier reunión, tiene 3 objetivos genéricos: eficacia, alcanzando los objetivos para los que se convocó; participación, facilitando la implicación y corresponsabilización de las personas; clima, consiguiendo un nivel de comunicación y relación facilitador. Estos tres objetivos están interrelacionados, de forma que un avance en uno repercute favorablemente en los otros dos.

La reunión se localiza en un tiempo limitado (y generalmente escaso), un momento determinado (hay más o menos presión de trabajo, motivación, etc.) y un espacio (más o menos agradable, cómodo, etc.; sea físico o virtual). Por lo tanto, es necesario aprovecharla al máximo, sin atentar contra la posibilidad de que sea eficaz, participada y facilitadora.

En este sentido, al convocarla, lo primero es tener claro que es absolutamente necesaria. Esto es pensar qué temas se quieren abordar, por qué (es necesario) y para qué (qué se debiera aclarar, decidir, etc.). Estas cuestiones tienen que ver con dotar de sentido a la reunión; algo que ayuda a que la gente participe con más interés y actividad.

 

A partir de aquí, es muy conveniente pensar de qué forma se abordará cada uno de los temas. Es en este momento cuando estamos “dando forma” al diseño metodológico de la reunión.

 

Primera dimensión a considerar: es necesario proponer un orden del día equilibrado. Equilibrado en cuanto que tenga “ritmo” en la sucesión de temas (por ejemplo, si un tema complejo da paso a otro más ligero, o si los temas tienen relación entre si, etc.). Y equilibrado en cuanto que a cada tema se le dedique el tiempo que requiere. Por lo tanto, no todo cabe en la misma reunión. 

Segunda dimensión a considerar: es útil proponer una sistemática para cada uno de los puntos del orden del día. Pensar previamente, y proponer, un esquema de trabajo para abordar cada punto ayudará enormemente. Atención, el debate abierto, la espontaneidad, la creatividad, la crítica no son, para nada, enemigos de las técnicas y la metodología; todo lo contrario.  

Tercera dimensión a considerar: es necesario recoger documentalmente el diseño metodológico de la reunión. De esta forma no dependeremos de nuestra buena memoria, o de que un golpe de ansiedad nos haga cuestionarnos continuamente si se está desarrollando de forma adecuada.

Una vez dicho lo anterior, es necesario formular algunas matizaciones obligadas:  

El contenido de la reunión condiciona las posibilidades y límites para el empleo de métodos y técnicas concretas. Obviamente, no es lo mismo abordar un análisis o una toma de decisiones que un tiempo de intercambio emocional o de resolución de un conflicto.  

De igual forma actúan el número de personas participantes (el tamaño importa a este respecto), su heterogeneidad (la diversidad de perfiles presente) y su experiencia y habilidades para dialogar y coordinarse. 

Cualquier técnica o metodología tiene que ser aplicada desde la transparencia. Que las personas tengan la sensación de que se pretende manipular sus aportanciones, o de que la técnica es un ejercicio de virtuosismo que no tiene esencia real, lastrará su participación.

Y, sobre todo, tener muy claro que el diseño metodológico no es una biblia. A lo largo de la reunión la vivencia y las resoluciones a las que vaya llegando el grupo, incluso su voluntad explícita, pueden requerir cambios o, incluso, que se adopte otra sistemática de trabajo no programada. Lo importante es conectar con el grupo y al grupo con su proceso; lo importante, por tanto, es prestar atención al feed-back que nos devuelve. Incluso en este caso, el diseño previo constituirá una guía muy valiosa, que ayudará en la adaptación del proceso de la reunión.

Jorge Fente