Las
reuniones son un recurso frecuente, y muy necesario, para muchas
organizaciones.
No
obstante, es frecuente constatar que muchas personas las viven con
insatisfacción; hablan de sesiones largas y tediosas, que siempre
empiezan tarde y/o se van “por las ramas”, en las que solo hablan
las mismas personas, etc.
De
aquí que tenga interés reflexionar sobre herramientas que pueden
ayudar a superar estas situaciones.
Hoy
queremos contribuir recordando que el éxito de cualquier reunión se
juega, en gran parte, en su “diseño" metodológico.
La
reunión, cualquier reunión, tiene 3 objetivos genéricos: eficacia,
alcanzando los objetivos para los que se convocó; participación,
facilitando la implicación y corresponsabilización de las personas;
clima, consiguiendo un nivel de comunicación y relación
facilitador. Estos tres objetivos están interrelacionados, de forma
que un avance en uno repercute favorablemente en los otros dos.
La
reunión se localiza en un tiempo limitado
(y generalmente escaso), un momento determinado (hay
más o menos presión de trabajo, motivación, etc.) y un espacio
(más o menos agradable, cómodo, etc.; sea físico o virtual). Por
lo tanto, es necesario aprovecharla al máximo, sin atentar contra la
posibilidad de que sea eficaz, participada y facilitadora.
En
este sentido, al convocarla, lo primero es tener claro que es
absolutamente necesaria. Esto es pensar qué temas se quieren
abordar, por qué (es necesario) y para qué (qué se debiera
aclarar, decidir, etc.). Estas cuestiones tienen que ver con dotar de
sentido a la reunión; algo que ayuda a que la gente participe con
más interés y actividad.
A
partir de aquí, es muy conveniente pensar de qué forma se abordará
cada uno de los temas. Es en este momento cuando estamos “dando
forma” al diseño metodológico de la reunión.
Primera
dimensión a considerar: es
necesario proponer un orden del día equilibrado. Equilibrado en
cuanto que tenga “ritmo” en la sucesión de temas (por ejemplo,
si un tema complejo da paso a otro más ligero, o si los temas tienen
relación entre si, etc.). Y equilibrado en cuanto que a cada tema se
le dedique el tiempo que requiere. Por lo tanto, no todo cabe en la
misma reunión.
Segunda
dimensión a considerar: es
útil proponer una sistemática para cada uno de los puntos del orden
del día. Pensar previamente, y proponer, un esquema de trabajo para
abordar cada punto ayudará enormemente. Atención, el debate
abierto, la espontaneidad, la creatividad, la crítica no son, para
nada, enemigos de las técnicas y la metodología; todo lo contrario.
Tercera
dimensión a considerar: es
necesario recoger documentalmente el diseño metodológico de la
reunión. De esta forma no dependeremos de nuestra buena memoria, o
de que un golpe de ansiedad nos haga cuestionarnos continuamente si
se está desarrollando de forma adecuada.
Una
vez dicho lo anterior, es necesario formular algunas
matizaciones obligadas:
El contenido de la reunión
condiciona las posibilidades y límites para el empleo de
métodos y técnicas concretas. Obviamente, no es lo mismo abordar un
análisis o una toma de decisiones que un tiempo de intercambio
emocional o de resolución de un conflicto.
De igual forma
actúan el número de personas participantes (el tamaño
importa a este respecto), su heterogeneidad (la
diversidad de perfiles presente) y su experiencia y
habilidades para dialogar y coordinarse.
Cualquier técnica o
metodología tiene que ser aplicada desde la transparencia.
Que las personas tengan la sensación de que se pretende manipular sus aportanciones, o de
que la técnica es un ejercicio de virtuosismo que no tiene
esencia real, lastrará su participación.
Y, sobre
todo, tener muy claro que el diseño metodológico no es una
biblia. A lo largo de la reunión la vivencia y las
resoluciones a las que vaya llegando el grupo, incluso su
voluntad explícita, pueden requerir cambios o, incluso, que se
adopte otra sistemática de trabajo no programada. Lo importante
es conectar con el grupo y al grupo con su proceso; lo
importante, por tanto, es prestar atención al feed-back que nos
devuelve. Incluso en este caso, el diseño previo constituirá
una guía muy valiosa, que ayudará en la adaptación del
proceso de la reunión.
Jorge Fente
Jorge Fente
